Quando a agenda lota, a cliente que não encontra horário costuma desistir ou procurar outra profissional. Com a fila de espera do Callen, ela deixa o nome para os dias que queria e, se um horário vagar, o Callen já cria o agendamento para você aprovar. Este guia mostra como a fila funciona dos dois lados: o da cliente e o seu.
Como a fila de espera funciona
- A cliente entra na fila pela sua página de agendamento, ou você mesma coloca a cliente na fila pelo painel.
- Um horário vaga quando um agendamento é cancelado, rejeitado ou muda de horário.
- O Callen procura na fila as clientes que combinam com o horário: as datas que cada uma escolheu, o horário de preferência e a duração dos serviços.
- Cada uma ganha um agendamento pendente, que aparece no seu painel na ordem em que elas entraram na fila. Você escolhe quem fica com o horário.
Se, no momento em que a cliente entra na fila, já existir um horário livre que combine com o que ela pediu, o agendamento pendente é criado na hora.
A fila de espera depende do seu plano. Confira na página de preços em quais planos ela está disponível.
Como a cliente entra na fila
Com a fila de espera disponível, o calendário da sua página de agendamento passa a mostrar os dias sem nenhum horário livre em amarelo, com a legenda Lotado. Logo acima do botão de agendar também aparece a pergunta O melhor horário não está disponível?, com o botão Entrar na fila de espera.
Ao tocar em um dia lotado ou no botão, a página troca para a fila de espera. A cliente então:
- Confere as datas de interesse. Ela pode tocar em outros dias lotados para incluir mais de uma data. Sem nenhuma data, ela fica na fila para qualquer vaga futura.
- Escolhe a preferência de horário: qualquer horário disponível ou um intervalo específico, como das 14h às 18h.
- Preenche nome e telefone e toca em Entrar na fila.
Assim que ela entra, aparece a confirmação com as datas, o horário e os serviços que escolheu, e o pedido fica como Aguardando.
Os serviços que ela já tinha marcado continuam valendo. É pela duração deles que o Callen sabe se um horário que vagou é suficiente para o atendimento.
Como colocar uma cliente na fila pelo painel
Quando a cliente pede um horário pelo WhatsApp ou pessoalmente e a agenda está cheia, você mesma pode colocá-la na fila.
Abra a fila no painel
No Dashboard, clique em Adicionar cliente à fila, ao lado do título Próximos Agendamentos. No celular, o botão aparece só como um ícone de relógio.
Preencha o pedido
Busque a cliente pelo nome, telefone ou e-mail, marque os serviços e escolha o período de datas que serve para ela. Deixe as datas em branco para considerar qualquer data futura. Em Horário preferido, mantenha qualquer horário ou defina um intervalo.
Confirme
Clique em Adicionar à fila. A cliente aparece na lista da fila de espera com o status Aguardando.
Quando um horário vaga
Assim que o Callen encontra clientes da fila para o horário que vagou, cada agendamento aparece no seu painel como Pendente, com a indicação Solicitado por: Fila de espera. Na lista da fila, essas clientes passam para Combinado.
Se mais de uma cliente combina com o mesmo horário, o painel agrupa os pedidos em Conflito de horário e mostra quem pediu primeiro: 1º a solicitar, 2º a solicitar e assim por diante. A decisão é sua, e a ordem ajuda a ser justa com quem esperou mais.
Escolha a cliente e clique em Aprovar. Ela não recebe um aviso automático nesse momento, então use o botão Enviar resumo para mandar os detalhes do agendamento pelo WhatsApp.
Para as outras, você tem duas opções:
- Voltar para a fila: recusa este horário, mas a cliente continua na fila, na mesma posição, e concorre aos próximos horários que vagarem.
- Rejeitar: recusa o horário e tira a cliente da fila de espera.
Como acompanhar a fila
No menu, abra Fila de Espera para ver todas as clientes, das mais recentes para as mais antigas, com os serviços, as datas e o horário que cada uma pediu. O status mostra em que ponto cada uma está:
- Aguardando: ainda está na fila, esperando um horário.
- Combinado: já ganhou um agendamento.
- Cancelado: saiu da fila.
Para tirar alguém que não precisa mais do horário, clique em Cancelar ao lado do nome.
Dúvidas frequentes
A cliente precisa criar conta para entrar na fila?
Não. Ela só preenche nome e telefone, do mesmo jeito que faz para agendar.
Se duas clientes querem o mesmo horário, quem fica com ele?
Você decide. As duas recebem um agendamento pendente, e o painel mostra quem entrou na fila primeiro. A que não ficar com o horário pode voltar para a fila, na mesma posição.
A cliente é avisada quando ganha o horário?
Não automaticamente. O agendamento chega como pendente para você aprovar, e depois você manda os detalhes pelo botão Enviar resumo.
Até quando a cliente fica na fila?
Até ganhar um horário ou até você tirá-la da fila pelo botão Cancelar.
